Wil je een fuif, buurtfeest, eetfestijn, optreden, sport- of ander evenement organiseren? Dan heb je de toelating nodig van het lokaal bestuur. Een evenement organiseren vraagt de nodige voorbereiding en planning.
Het lokaal bestuur centraliseert voortaan alle evenementen in één softwarepakket zodat organisatoren, de gemeentelijke diensten en veiligheidsdiensten meteen een overzicht krijgen van wat er allemaal in Hamme te doen is.
Een evenement aanvragen
Een aanvraag voor een evenement is verplicht wanneer jouw activiteit minstens onder één van onderstaande criteria valt:
- Activiteiten die publiek toegankelijk zijn vanaf 100 personen.
- Activiteiten die op de openbare weg/openbaar domein plaatsvinden ongeacht het aantal bezoekers.
- Een muziekactiviteit met een afwijking op de geluidsnorm > 85db.
- Private bijeenkomsten in publieke gebouwen waarbij elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld (> 85 db).
- Activiteiten waarvan de organisatie een bedreiging vormt voor de openbare orde (incl. verkeer en mobiliteit) of een ander definieerbaar risico inhoudt met een impact op het openbaar leven.
OPGELET! Het gaat niet enkel over grote evenementen in georganiseerd verband. Ben je bijvoorbeeld van plan om een verjaardagsfuif te organiseren met een deejay? Dan zal je hiervoor ook een aanvraag moeten indienen via Eaglebe.
Aanvraagtermijn
Evenementen die niet tijdig worden aangevraagd, worden niet behandeld. Hou daarom rekening met onderstaande deadlines:
- evenementen tot 500 personen:
45 kalenderdagen voor het evenement - evenementen in H@mbiance (ongeacht het aantal aanwezigen):
45 kalenderdagen voor het evenement - evenementen vanaf 500 personen:
90 kalenderdagen voor het evenement
Voor massa-evenementen (> 3.000 personen indoor, > 5.000 personen outdoor) geldt een minimumaanvraagtermijn van 270 kalenderdagen (of 9 maanden) voor het evenement.
Waarom tijdig aanvragen?
Team noodplanning heeft deze tijd nodig om elk dossier grondig te bekijken en de nodige adviezen te verlenen. Dit geeft hen ook de kans om de organisatoren tijdig te contacteren, één of meerdere overlegmomenten in te plannen en de nodige (veiligheids)diensten te betrekken.
EXTRA TIP: Weet je niet goed hoe je moet beginnen aan de organisatie van een evenement? Je kan tips & tricks vinden op www.ikorganiseer.be.